Última actualización: 09/23/2013

Tabla de contenidos

Sus derechos sobre la información médica
Ejemplos de cómo usaremos y divulgaremos su PHI
Otros usos y divulgaciones de la PHI
Para obtener más información o para notificar algún problema

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO USTED PUEDE OBTENER ACCESO A LA MISMA. POR FAVOR LÉALO CUIDADOSAMENTE.

La Ley de Portabilidad y Contabilidad de los Seguros de Salud de 1996 (HIPAA, por sus siglas en inglés) exige que la Farmacia de Publix Super Markets, Inc. (en adelante la "Farmacia") tome medidas razonables para proteger la privacidad de su información médica protegida (Protected Health Information, PHI) y de proveerle un aviso sobre nuestros deberes legales y prácticas de protección de la privacidad relativas a la información médica protegida (en adelante "PHI"). Su PHI es información que puede identificarlo y que concierne a su salud o condición física o mental pasada, presente o futura y los servicios de cuidado de salud relacionados con ellas. Su PHI incluye el registro de recetas médicas e información relacionada que la Farmacia mantiene. Este aviso sobre las prácticas de protección de la privacidad (en adelante "Aviso") describe cómo podemos usar y divulgar su PHI para administrar tratamiento, pagos o actividades para el cuidado de su salud y para otros propósitos específicos permitidos o exigidos por la ley. Este Aviso además explica sus derechos con respecto a su PHI.

La Farmacia tiene la obligación de cumplir con los términos de este Aviso. Publix es una "entidad híbrida" bajo HIPAA. Como tal, este Aviso corresponde solamente a la Farmacia y no a otras operaciones comerciales de Publix. No usaremos ni divulgaremos su PHI sin su autorización escrita, excepto como se describe en este Aviso. A menos que sea permitido por las leyes y reglas correspondientes o por su autorización por escrito, no recibiremos remuneración directa o indirecta a cambio de su PHI. Nos reservamos el derecho de modificar nuestras prácticas y este Aviso, y de hacer que el nuevo Aviso rija toda la PHI que mantengamos. Cualquier Aviso nuevo estará disponible en la Farmacia, y se lo facilitaremos cuando lo solicite.

Sus derechos sobre la información médica

Usted tiene los siguientes derechos sobre su PHI:

• El derecho a obtener una copia impresa del Aviso cuando la solicite. Puede solicitar una copia del Aviso en cualquier momento. Incluso si ha acordado recibir el Aviso por vía electrónica, tendrá derecho a recibir una copia impresa. Para obtener una copia impresa, envíe su solicitud a Privacy Officer, Publix Super Markets, Inc., P.O. Box 407, Lakeland, Florida 33802-0407. También puede obtener una copia del Aviso en el mostrador de la Farmacia o en nuestro sitio web de la Internet: www.publix.com.
• El derecho a solicitar la restricción de ciertos usos y divulgaciones de su PHI. Usted tiene derecho a solicitar restricciones adicionales en nuestro uso o divulgación de su PHI llenando el formulario de solicitud de restricción (Request for Restriction) y entregándoselo al asociado de la Farmacia para que lo revise. Estamos obligados a acceder a una petición de restringir la divulgación de su PHI a un plan de salud si: (A) la divulgación es para efectos de realizar pagos u operaciones de cuidados de salud y no es requerido por la ley; y (B) la PHI pertenece solamente a un artículo de cuidado o servicio de salud por el que usted, o una persona en su nombre que no sea el plan de salud, ha pagado a la entidad cubierta de su bolsillo en su totalidad No estamos obligados a aceptar todas las demás solicitudes de restricción y, en ciertos casos, puede que deneguemos su solicitud. El formulario de solicitud de restricción (Request for Restriction) está disponible en el mostrador de la Farmacia.
• El derecho a examinar y obtener una copia de su PHI. Usted tiene derecho a tener acceso y copiar su PHI contenida en un archivo establecido designado durante todo el tiempo que mantengamos su PHI. El archivo establecido designado por lo general incluirá registros de recetas y facturas. Para examinar o copiar su PHI, deberá llenar el formulario de acceso a la información médica protegida (Request to Access Protected Health Information) y entregárselo al asociado de la Farmacia para que lo revise. Si la solicitud se puede conceder, el asociado de la Farmacia le proporcionará su PHI que mantenemos en nuestro archivo designado en la forma y formado solicitado, si es fácilmente producible en tal forma o formato o, si no, en una copia impresa legible o formato electrónico (si está contenida electrónicamente) o cualquier otro formato acordado por la Farmacia y usted. Usted puede pedir que le transmitamos la copia de su PHI directamente a otra persona, siempre y cuando usted llene la autorización de divulgación de información médica protegida (Authorization for Release of Protected Health Information) y se la entregue a un asociado de la Farmacia para que la revise. Tanto el formulario de acceso a la información médica protegida (Request to Access Protected Health Information) como el formulario de autorización de divulgación de información médica protegida (Authorization for Release of Protected Health Information) están disponibles en el mostrador de la Farmacia. Es posible que le cobremos los gastos de las copias, el correo y los materiales necesarios para cumplir con su solicitud. En ciertas ocasiones limitadas podremos denegar su solicitud de examinar y copiar su PHI, en cuyo caso podrá solicitar que reconsideremos nuestra decisión.
• El derecho a solicitar una enmienda de su PHI. Si considera que su PHI que mantenemos está incompleta o incorrecta, puede solicitar que la enmendemos. Puede solicitar una enmienda durante el tiempo que mantengamos su PHI, llenando un formulario de solicitud de enmienda del registro (Request to Amend a Record) y entregándoselo al asociado de la Farmacia para que lo revise. Si se concede la solicitud de enmienda, el asociado de la Farmacia enmendará el registro correspondiente. Puede pedir el formulario de solicitud de enmienda del registro (Request to Amend a Record) en el mostrador de la Farmacia. En ciertas ocasiones, podremos denegar su solicitud de enmienda, en cuyo caso tendrá derecho a presentar una declaración de desacuerdo con nuestra denegación y nosotros podremos registrar una refutación a su declaración.
• El derecho a recibir un informe de divulgación de su PHI. Usted tiene derecho a recibir un informe de divulgación de su PHI que hayamos hecho. Este informe solo incluirá aquellas divulgaciones requeridas para cumplir con HIPAA. Este informe además se limita al periodo de tiempo que HIPAA exige. Dependiendo de la fecha de cumplimiento requerido por la ley para un registro en particular, un informe de las divulgaciones de una historia clínica electrónica incluirá divulgaciones por tratamiento, pago, u operaciones de cuidado de salud. Los registros de tales divulgaciones de una historia clínica electrónica se deben mantener por tres años. El derecho a recibir el informe está sujeto a ciertas excepciones, restricciones y limitaciones adicionales. Para solicitar un informe, deberá enviar una solicitud por escrito a: Privacy Officer, Publix Super Markets, Inc., P.O. Box 407, Lakeland, Florida 33802-0407. Su solicitud debe especificar el periodo de tiempo deseado, el cual no debe exceder el periodo de tiempo que HIPAA exige. El primer informe que solicite dentro de cualquier periodo de 12 meses se le proveerá gratis, pero se le podrá cobrar por informes adicionales. Le notificaremos el costo del informe para que decida si retirar o modificar su solicitud.
• El derecho a solicitar comunicaciones de su PHI por otros medios o en otros lugares. Usted tiene derecho a solicitar comunicaciones de su PHI por otros medios o en otros lugares. Por ejemplo, puede pedirnos que nos comuniquemos con usted solamente por escrito acerca de asuntos médicos o a una dirección o apartado postal diferente. Para solicitar alguna comunicación confidencial sobre su PHI, deberá llenar el formulario de solicitud de comunicación confidencial (Request for Confidential Communications) y entregárselo a un asociado de la Farmacia para que lo revise. Si se concede la solicitud, el asociado de la Farmacia hará los cambios correspondientes. Trataremos de complacer toda solicitud razonable, sin embargo, en caso de emergencia, nos comunicaremos con usted por los medios que consideremos necesarios. El formulario de solicitud de comunicación confidencial (Request for Confidential Communications) está disponible en el mostrador de la Farmacia, si lo solicita.
• El derecho a recibir notificación por escrito de una infracción de su PHI no segura. Usted tiene derecho a recibir notificación escrita de una infracción en la que su PHI no segura ha sido obtenida, usada, adquirida, o divulgada a una persona no autorizada como resultado de tal infracción, y la infracción compromete la privacidad de su PHI. A menos que usted especifique por escrito que desea recibir esta notificación de infracción por correo electrónico, le enviaremos esta notificación a vuelta de correo de primera clase o, si es necesario, por cualquier otra forma de comunicación permitida por la ley.

Ejemplos de cómo usaremos y divulgaremos su PHI

A continuación proveemos descripciones y ejemplos de las formas en que usaremos y divulgaremos su PHI:

• Usaremos su PHI para propósitos de tratamiento. Tratamiento es el suministro, coordinación o administración de cuidados de salud y servicios relacionados. También incluye, pero no se limita a, consultas y remisiones entre uno o más profesionales de cuidado de salud. Por ejemplo, pudiéramos obtener información de su salud de profesionales de cuidado de salud para despacharle recetas médicas. Además pudiéramos hablar de su información de salud y dar su PHI al médico recetante u otros profesionales de cuidado de salud según sea necesario para su tratamiento. Documentaremos en su archivo toda información relacionada con las recetas médicas que se le hayan despachado y con los servicios de farmacia que se le hayan brindado. Podemos intercambiar su PHI electrónicamente para tratamiento y otros fines permitidos.
• Usaremos su PHI para tramitar pagos. El trámite de pagos incluye, pero no se limita a, determinación de cobertura y el recibo de pagos (incluyendo la facturación, administración de reclamos, subrogación, reembolsos del plan y revisión de uso y pre-autorizaciones). Por ejemplo, nos comunicaremos con su asegurador o administrador de beneficios farmacéuticos para determinar si se va a costear la receta y el pago complementario que le corresponda. También usaremos su PHI para cobrarle a usted o a un pagador de terceros por el costo de las recetas que le despachemos. La información que aparezca en la factura, o que la acompañe, puede incluir datos que lo identifiquen a usted, además de los medicamentos por receta que está tomando.
• Usaremos su PHI para realizar actividades de cuidado de salud. Las actividades de cuidado de salud incluyen, pero no se limitan a, la evaluación y mejora de la calidad, el análisis de la capacidad o calificaciones de los profesionales de cuidado de salud, la determinación de primas y otras actividades relacionadas con la subscripción o renovación de los contratos de seguro. También incluye el tratamiento de enfermedades, administración de casos, llevar a cabo o coordinar revisiones médicas, servicios legales y funciones de auditoría, las cuales abarcan programas de prevención de fraude y abusos, planificación y desarrollo comercial, gestión comercial y actividades administrativas generales. Por ejemplo, podremos usar la PHI de su registro de tratamiento para monitorear el desempeño de los farmacéuticos que lo atienden. La PHI de su registro de tratamiento se utilizará con el propósito de continuamente mejorar la calidad y eficacia de los servicios relacionados con el cuidado de salud que ofrecemos.

Es probable que usemos o divulguemos su PHI para los propósitos siguientes:

• Uso de asociados comerciales: Algunos de los servicios que brindamos se proveen por medio de arreglos con nuestros asociados comerciales. Estos incluyen, por ejemplo, administradores o gestores de reclamos, administradores de beneficios farmacéuticos, administradores de registros, abogados, gerentes de beneficios de farmacia, etc. Podemos divulgar su PHI a nuestros asociados comerciales y podemos permitir que nuestros asociados comerciales creen, reciban, mantengan, o transmitan su PHI a fin de que los socios comerciales nos proporcionen servicio a nosotros, o para la administración correcta de los asociados comerciales. Además, nuestros socios comerciales puede re-divulgar su PHI a socios comerciales que son subcontratistas a fin de que los subcontratistas le proporcionen servicio a los socios comerciales. Los subcontratistas estarán sujetos a las mismas restricciones y condiciones que se aplican a los socios comerciales. Podemos, por ejemplo, usar un socio comercial o subcontratista para proporcionarnos servicios legales, o para facturarle a usted o a un tercero por servicios prestados. Además podemos utilizar un socio comercial para mantener su PHI y ayudarnos a responder a solicitudes de registros hechas por usted o por un tercero. Para proteger su PHI, exigimos que nuestro asociado comercial se comprometa por escrito a salvaguardarla apropiadamente.
• Comunicaciones con personas implicadas en su cuidado o en el pago de su cuidado: Los profesionales de cuidados de salud, tales como nuestros farmacéuticos, usan su criterio profesional para divulgar su PHI a un familiar, amigo íntimo u otra persona que usted indique, si esa persona es relevante a su cuidado o al pago de su cuidado.
• Comunicaciones relacionadas con la salud: Podemos comunicarnos con usted para recordarle que reponga sus recetas de medicamentos o para darle información acerca de tratamientos alternativos o beneficios y servicios de salud que le pudieran interesar.
• Conjunto de datos limitados e información no identificable: Podemos usar o divulgar su PHI para crear un conjunto de datos limitados o PHI no identificable, y usar y divulgar tal información según lo permita la ley.
• Administración de Alimentos y Fármacos (FDA): Podemos divulgar su PHI a la FDA o a personas que estén dentro de la jurisdicción de la FDA, según sea necesario para posibilitar la retirada de productos, para hacer reparaciones o sustituciones, para conducir vigilancia de comercialización o para notificar información relacionada con los efectos adversos de los medicamentos, alimentos, suplementos, productos o defectos de productos.
• Compensación a los trabajadores: Podemos divulgar su PHI según sea autorizado y necesario para cumplir con las leyes relacionadas con la compensación a los trabajadores o programas similares establecidos por la ley.
• Salud pública: Según lo requiere la ley, podemos divulgar su PHI a las autoridades legales o de salud pública encargadas de prevenir o controlar las enfermedades, lesiones, o incapacidades.
• Cumplimiento de la ley: Podemos divulgar su PHI con el propósito de cumplimiento de la ley, según lo exige la ley o en respuesta a una orden judicial u otro proceso legal.
• Exigencia de la ley: Tenemos la obligación de divulgar su PHI cuando la ley lo exija.
• Actividades de supervisión de cuidados de salud: Podemos divulgar su PHI a una agencia de supervisión para actividades autorizadas por la ley. Esta actividades de supervisión incluyen auditorías, investigaciones e inspecciones necesarias para nuestra licencia y para que el gobierno supervise el sistema de cuidado de la salud, los programas gubernamentales y el cumplimiento con las leyes de derechos civiles.
• Procesos judiciales y administrativos: Si usted es parte de un juicio o disputa, podemos divulgar su PHI en respuesta a una orden judicial o administrativa y, bajo ciertas condiciones, podemos también divulgar su PHI en respuesta a una orden de comparecencia, pedido de exhibición de pruebas u otro proceso legal seguido por alguien envuelto en la disputa.

Además, se nos permite usar o divulgar su PHI para los propósitos siguientes:

• Investigación científica: Podemos divulgar su PHI a investigadores cuya propuesta de investigación científica haya sido aprobada por una junta institucional de revisión que haya revisado la propuesta y establecido los protocolos para asegurar la privacidad de su información.
• Jueces forenses, médicos forenses y directores de funerarias: Podemos divulgar su PHI a un juez o médico forense. Esto pudiera ser necesario, por ejemplo, para identificar a un fallecido o para determinar la causa de muerte. De conformidad con la ley, también podemos divulgar su PHI a los directores de funerarias para que efectúen sus labores.
• Organizaciones de obtención de órganos y tejidos: De conformidad con las leyes vigentes, podemos divulgar su PHI a organizaciones de obtención de órganos u otras entidades dedicadas a la obtención, depósito, o trasplante de órganos con el propósito de donaciones y trasplantes de tejidos.
• Notificación: Podemos usar o divulgar su PHI para notificar o ayudar a notificar de su paradero o condición general a un familiar, representante personal u otra persona responsable de su cuidado.
• Institución penal: Si es, o se convierte en prisionero de una institución penal, podemos divulgar su PHI a la institución o sus agentes cuando sea necesario para garantizar su salud o la salud y seguridad de los demás.
• Para prevenir amenazas serias a la salud o la seguridad: Podemos usar o divulgar su PHI si es necesario para prevenir una amenaza seria a su salud y seguridad, la del público u otra persona.
• Militares y veteranos: Si usted es miembro de las fuerzas armadas, podemos divulgar su PHI a las autoridades de mando militar en caso que la soliciten. También podemos divulgar la PHI del militar extranjero a la autoridad militar correspondiente.
• Actividades de inteligencia y seguridad nacional: Si la ley lo autoriza, podemos divulgar su PHI a los funcionarios federales autorizados para actividades de inteligencia, contrainteligencia y seguridad nacional.
• Servicios de protección al Presidente y otros: Podemos divulgar su PHI a los funcionarios federales autorizados para que puedan proteger al Presidente, a otras personas autorizadas, a los jefes de estado de otros países, o para efectuar investigaciones especiales.
• Víctimas de abuso, negligencia o violencia doméstica: Podemos divulgar su PHI a las autoridades federales, tales como servicios sociales u organismos de servicios de protección si tenemos razón para creer que usted es víctima de algún abuso, negligencia o violencia doméstica. Divulgaremos este tipo de información solamente de acuerdo a las disposiciones legales, si usted está de acuerdo con la divulgación o si la ley lo permite y creemos que sea necesario para evitar que le inflijan daños graves a usted o a otra persona, o si el funcionario público o policial que recibirá el informe nos indica que es necesario y no se usará en su contra.

Otros usos y divulgaciones de la PHI

Obtendremos su autorización escrita antes de usar o divulgar su PHI para propósitos que no sean los que se han dispuesto en este documento o los permitidos o exigidos por la ley. Usted puede revocar la autorización por escrito en cualquier momento. Al recibir la revocación por escrito, dejaremos de usar o divulgar su PHI, con excepción de aquellas acciones que ya hayamos emprendido de acuerdo a su autorización previa. Cuando usemos o divulguemos su PHI o cuando pidamos su PHI de otra entidad cubierta, haremos todo esfuerzo razonable para limitar tal uso, divulgación, o petición, siempre que sea práctico, a la PHI que se mantiene en un archivo de datos limitado, o si es necesario, al mínimo necesario para cumplir con el propósito de tal uso, divulgación, o petición, respectivamente.

Para obtener más información o para notificar algún problema

Si tiene preguntas o si desea información adicional acerca de las prácticas de protección de la privacidad de la Farmacia, puede dirigirse a: Privacy Officer, Publix Super Markets, Inc., P.O. Box 407, Lakeland, Florida 33802-0407 o al 1-877-264-4722. Si cree que se ha transgredido su derecho a la privacidad, puede presentar una queja con el funcionario de protección de la privacidad (Privacy Officer) a la dirección antes mencionada o con el Secretario de Servicios Humanos y de Salud . No se tomará represalia alguna por presentar una queja.